คำว่า “ข้อมูล” (Data) และ “สารสนเทศ” (Information)ข้อมูล (Data) คือ ข้อความที่อาจจะเป็นตัวเลขหรือข้อความที่ทำให้ผู้อ่านทราบความเป็นไปของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เช่น ข้อมูลนักศึกษาในคณะต่างๆของสถาบันราชภัฎสวนดุสิตที่เข้าศึกษาในสถาบันแห่งนี้ หรือข้อมูลนักท่องเที่ยวในเมืองไทย ดังนั้น ข้อมูล (Data) จึงบอกเกี่ยวกับสภาพการณ์หรือสิ่งที่เกิดขึ้นหรือสิ่งปรากฏขึ้น และข้อมูลจะคงสภาพความเป็นข้อมูลนั้นไม่ว่าจะนำไปใช้หรือไม่ได้ใช้ก็ตามสารสนเทศ (Information) คือ ข้อความรู้ที่ได้จากการประมวลจากข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้น จนได้เป็นข้อความรู้ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ สรุปได้ว่า ความแตกต่างระหว่าง “ข้อมูล” (Data) และ “สารสนเทศ” (Information) นั้น “ข้อมูล” จะคงสภาพความเป็นอยู่เสมอ ส่วน “สารสนเทศ” เป็นข้อความรู้ที่ประมวลได้จากข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ออกมาเป็นความรู้ที่เป็นประโยชน์แก่ผู้ใช้นั้นๆ
ดังนั้น การสืบค้นข้อมูลสารสนเทศ คือ การสืบเสาะค้นหาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ซึ่งอาจจะได้รับคำตอบในรูปของบรรณานุกรม ต้นฉบับเอกสาร คำตอบที่เฉพาะเจาะจง ตัวเลข หรือข้อความของเรื่องนั้นโดยใช้เครื่องมือช่วยค้น ประเภทที่เป็นสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น ระบบฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ของห้องสมุด ฐานข้อมูล CD-ROM/DVD ฐานข้อมูลออนไลน์ Internet และ search engine ต่าง ๆ เป็นต้น